怎样让你适应远程办公

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在家办公比起通常的上班,能够给你更大的自由度和灵活性。对于一些人而言,呆在格子里,看着时钟,数数还有多少分钟才下班,在家办公只是恍若一梦。不幸的是,现实总是很复杂。想实现远程办公并使之真正运作起来的那些人,不得不设置清晰的界限和日程。然而,事情会朝着坏的方向发展。为了让远程办公适合你,你能在下文找到一些提醒。

远程办公已经足够容易了

时至今日,传统办公室正饱受诟病。在格子或开放空间里,有规律的上班,已经被视频电话、外包和路边咖啡馆里就可以搞定事情的工作者们打败了。如今,越来越多的公司采用这种方式,让他们的工作更能吸引员工,并削减成本。一些工作相当适合这种解决方案,比如开发者、设计师(web 设计师、平面设计师等)和其它创新专业。

既然远程办公这么美好,为什么我们到了现在还在讨论它呢?嗯,问题在于技术。在过去数十年里,技术还没有像现在这么发达,触手可及。今天,你可以带上工作需要的笔记本、手机、记事本、或任何工具,找到附近的咖啡馆或图书馆,连上他们的 WiFi,在那里就可以工作。这是我们的父辈、以及父辈的父辈之前从来不曾想过、而如今一切都为你准备好了。

诚然,过去几代人已经发现了,有质量的工作发生在朝九晚五之间。他们认为,从周一到周五,你不得不坐在格子里。幸运的是,现代技术允许你脱离这种教义了。过去,从任何地方工作、以享受自由,这是最富有的个体们才能享有的奢望。有了 Google Drive、GitHub、Skype、Slack 和 Google Hangouts 等工具,决定权就在你手里了。

为成功的远程办公人员准备的小提示

在你说服老板尝试远程办公模式之前,还有一些地方需要注意,你需要搞定这种工作方式所带来的挑战。

1.减少障碍

当你选择远程办公、不来公司上班时,你将不得不面对一些障碍。幸运的是,关于你怎样才能减少这些障碍、或完全消除它们、以取得成功,有很多方法。基本的、也是最重要的方式之一,是要把组织系统集成到你的工作流程中。为了达到此目标,你最好简化并提高工作效率,以搞定工作。总之,组织是最重要的。

我们经常把组织工作和工作范畴推迟,因为我们认为它纯属浪费时间。我们认为,组织把我们从诸如支付账单的更紧急的任务中带走,比如满足我们定好的截止日期,回复客户邮件。不能因为太容易就无视之。然而,理顺你的工作环境和手头工作所带来的好处,不应该被低估。对你的工作环境进行策略性的组织,可以显著地提高生产效率。

经过这么多年的远程办公,并跻身为自由职业者(freelancer),我发现,把组织包含到你完成的每一项任务中,才是最佳实践。混乱的环境,无论是物理上还是数字方面的,都会对你的思维造成混乱。花点儿时间,组织你手头的事情,就可以把你从寻找你所需的沮丧中拯救过来。

也就是说,这不代表你的工作环境看起来应该就像一间手术台,空空的架子,空气中弥漫着消毒后的味道。你应该个性化工作环境,以适应你的需求和口味。如果你喜欢让某些东西保持一定方式,尽管维持现状,只要它不影响你的生产效率和工作就行。影响了再调整。

2.清扫你的工作环境

让我们继续谈论一会儿组织方面的话题,以及保持工作环境井井有条的必要性。这看起来像是琐碎的事情,但是保持工作区域干净、整洁,会极大地影响着你的生产效率和总体幸福感。当你在家办公时,你的工作环境因此也就成了你家的一部分,保持东西有条理就显得不容易了,尤其是你的其它地方通常杂乱无章。然而,这不代表你应该放弃。

就我而言,我能够在杂乱的地方很好地工作。对于我想完成的事情,它不会分散我的精力。另一方面,肮脏的工作环境就不同了。我的创新力和聚焦不复存在。如果为了一支铅笔而不得不翻箱倒柜地寻找,那么我的生产力就离最好状态相差甚远了。因此即使我在保持家里整洁方面觉得痛苦,我也要努力坚持,确保我从来不要在桌子上堆砌东西。保持周围区域干净也是如此,不管多么难以做到,所带来的好处都远超你所付出的。

仅就组织方面而言,你在保持工作环境时,不必成为完美主义者、或是控制狂。如果你愿意,你可以生活在狼藉一片的杂乱空间里。然而,你应该记住,每天在那里工作和生活的那个人,是你而不是别人。你是怎么想的?看看你的工作环境,扪心自问,它对你的生产效率产生了正面还是负面的影响。

3.工作和家庭的分与合

很多远程办公的人们发现,把工作和生活隔开,是非常有用的,即使它们都处于同一座建筑物里。事实上,他们经常认为这是必需的。当远程工作时,你面对的最大问题之一,就是家庭和工作的界线将模糊不清的。对于很多人而言,难以保持二者隔开或多少平衡一些。帮你完成隔开的一个方式,就是搬出房子,在其它地方办公。不幸的是,你或许常常不能采用这个选项。

一些远程办公的人,决定把房子里的一间屋子做为他们的办公室,基本上解决了这个问题。如果这种方式不适合你、或你的空间不富裕,可以尝试另一种方式,创建一个特定的工作仪式,让你明白该去工作了。这些仪式可以有任何内容,比如穿着某种衣服、打开某种音乐等。重要的是,它必须成为一种习惯,你不得不一而再、再而三地重复。

如果你处在狭小的空间里,还有一个办法,尽量在你的工作区和生活区之间安装一个物理上的隔断。这足以在你的工作时间和自由时间之间创造分界线。

有趣的是,有一些人并不觉得需要在他们的工作和生活之间创建明确的一堵墙。而且,这些人们发现,当二者混在一起、或相互交织时,甚至是有帮助的。我不得不承认,我属于这种人群。同时,我甚至不喜欢区分我的自由时间和工作时间。这是我非常不擅长的地方。比如,当我在晚上停止工作时,我需要几分钟才能让思绪回到业务中。对我而言,工作成了一种习惯。它不再是累人的事情或压力。

4.和你的客户或团队沟通

当你远程办公时,保持沟通顺畅是你要记住的一件事。和你的客户或公司进行大量的沟通,貌似觉得不自然。你或许觉得你是在打扰别人、或貌似过于贫困,这是无聊的话。不存在沟通过度的说法。考虑一下通常的办公环境。在那种环境里,你和同事在工作日说话,再正常不过了。而当你远程办公时,对于同样的行为,你为什么就觉得不同呢?

貌似琐碎,但是,面对面沟通可以增强你和对方的关系,还能催生更好的项目交流,以及引发一种归属感,以产生更好的文化和更快乐的工作环境。在专业层面,把多余的努力放在和同事交流、或帮助团队成员上面,会成为粘合剂,保持整个团队有效地工作。在这种文化中,你将觉得更像是亲密社区的一部分,和一家人没什么分别了。

保持联系的另一个好处就是,提升工作关系的价值。在正常情况下,你的经理非常清楚你正在做什么、以及什么时候去做。而在远程情况下,如果你不告诉同事们,他们或许不知道你在做什么。这可能是你从未考虑过的、让人不爽的影响。不要让你的客户或老板为了确认你仍然在为他工作,而让他们联系你。帮自己个忙,让他随时掌握最新进展。

为了确保远程办公更加轻松,请给你的老板或客户发送一份规划,并定期更新你的工作进展。良好的沟通还包括,你不工作的时间安排。这或许有点儿傻,但是它使得沟通更加开放,每个人都处在同一个频道。这种定期沟通已经产生了显著结果,并创造了更好的沟通文化。

5.管理你的精力、而非时间

如果你不是 to-do list、kanban、或其它效率工具的拥趸,那么你并不孤单。当你尽量搞定一件事而变得完全疲惫时,还有一大堆更糟糕的事情等着你。这是大多数效率工具无法解决的。它们只是在尽量帮助你管理任务、而非精力层面。和管理你的时间相比,如果管理你的精力,能够难以理解地激发一种放松,那么你就处于同一个处境了。

当你考虑这件事时,管理你的精力,是有意义的,因为这是你能控制的地方。另一方面,时间就不同了。我们既可以将其看做是同盟,也可看做是敌人,这取决于当前状况。而且,时间是有限的资源。如果你在某件事上花了一小时,你就无法将其挽回,而精力总是可以被充满、或「被创造」。因此,即使你在一件任务上浪费了你的精力却无显著收效,你也能够充满你的「电池」,并忙于其它事情。结论是简单的,管理你的精力,而非时间。

如果你无从下手,请看下面的建议。创造一些简单仪式,帮助你放松,给你提供精力。这些仪式可以是步行 15 分钟、或收听你喜欢的音乐。什么事情都可以,只要它不会榨干你的精力。下一步就是把这些小仪式插入到抓住工作的大块时间之间,或者在你的精力储量被用尽时,随时举行一些仪式。虽然暂停手头工作觉得有些糟糕,但是这些短暂的休息将使你的血液流动加快,增加大脑供氧,并显著增加你的精力。

6.以你的工作为荣

你是如何看待你的工作的?当工作被搞定时,你觉得如何,你的工作准备好了吗?感到欣慰,不错。记住,为了把工作做好,那么,对于做得不错的工作,要给自己喝彩,这是非常重要的。你应该在每一次都这样庆祝,奇迹就会发生。这样做的原因在于,你收获的成就感和满意度,会让你承认,你的所有努力将强化潜意识,以保持进度并继续检视任务清单上的其它任务。

对远程办公感兴趣的人,重要的是要理解到,对于成功的认同感是怎样影响着表现和生产效率。因此,每当你完成一个大任务时,要庆祝你的成绩。不要独自庆祝。要和你的同事、客户和社交网络里的人分享你的快乐,并鼓励他们也这样做。也有很多人在嘲笑或侮辱着其他人,不要做这样的人。

对于更喜欢低调的人而言,当需要庆祝你的成功时,你不必感到糟糕。如果你没有太夸张、以别人作品为傲或造假,那么你不要感到不舒服。恰恰相反,当你分享它所带来的成绩和快乐时,很多人将受到鼓舞,也将试着取得某些成绩。人们在看到成功、减肥或拿高薪的文章时,会觉得有帮助,为什么?

无论上面的主张怎么说,如果你仍然对于庆祝、分享你的成就感到不舒服,那么你应该考虑一下。每一次,当你分享创造的一点儿东西时,你也是在展示(不是炫耀)你的技能,向你的潜在客户、或猎头展示,他们找的就是像你这样的人。因此,我们不要吹牛,仔细考虑一下,分享你的作品,是在为将来创造机会。

7.折腾和心流

我懂的。你工作辛苦,收获颇丰。无论是否远程办公,你从周一忙到周日,从一月忙到十二月。我也是如此。然而,这不代表你不应该休息或玩耍一会儿。我这里说的折腾(play)是什么意思呢?恩,这个话题可能要比最初想得要难一些。当你热爱工作时,「折腾」的状态自然就有了。在这种情况下,积极参与到工作中去,能让你更有创新力,乐趣和健康的挑战都是让人满意的,也是具有生产效率的。

换句话说,即使你明白它是让人愉悦的,甚至让你精力焕发,你也仍然努力工作。心理学和神经系统科学领域对此的研究结果称之为心流状态【注1】。当我们处于心流时,我们对于目前所做的事情是如此地专注,以致于我们失去了自我意识。心流的一个「症状」就是时间的膨胀。也是我们最优秀作品诞生的时刻。当我们「处于这个区域」时,我们完全专注于我们的活动,而无视一切,甚至吃饭。

如果折腾的感觉没有自然地到来,你该怎么办?你可以采取一些步骤来提高你进入这种状态的机会。首先,你不得不找到一个挑战。这个挑战应该是你喜欢去做的事情,只是不太容易。第二,为了能够完成此次挑战,要开发你的技能。第三,你要设置清晰的目标。一定要清楚,你想完成什么,你怎样知道你取得成功了。第四,完全专注于手头工作,并消除所有其它不相关的因素。

记住,在你进入心流状态之前,可能要花些时间。因此,要确保有足够的时间。如果你仍然发现难以到达心流,你应该注意自己的情绪了。当你处于放松时,才最有机会进入心流状态。如果你正生着气、焦虑或担忧,先尝试让自己冷静下来。看一些书,和朋友聊聊天、或出去呼吸一下新鲜空气。

8.给别人一些时间

我最后推荐你做的就是腾出一些时间出去和人们面对面交流。在电脑前一整天都沉浸在工作中,没有什么比呆在你喜欢的人们周围更让你感到精神焕发的。你甚至不必说话,只是听他们说,享受他们的陪伴。腾出一些时间去会见一些人,从长期看,可帮助你保持心智健康并受到鼓励。记住,生命只有一次。

最后的话

远程办公适合每个人吗?不一定。一些人不适合这种方式,他们觉得在公司上班更轻松、更舒适。然而,远程办公非常适合另外一些人。不幸的是(或幸运的是),搞清楚它是否适合你的唯一方式,就是自己尝试一下。

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注释

译文:怎样让你适应远程办公 》| 腊八粥