怎样用 16.7 个小时做 40 小时的工作

本文是翻译,版权归原作者所有



以前,我每周工作时间实在太多了——60、80、甚至 100 小时。我是怎么看待自己的,和我工作占的比重有很大关系。我把这些疯狂至极的时间看做是荣誉勋章……我乐于对人们说,我有多「忙」,还有,我是多么地「不得不这样做」。

听起来耳熟吧?

回头看看,我意识到,我在尽量用工作填补我内心的空虚。问题是,这种空虚像个黑洞。不管我在工作上投入多少小时,好像都无法填满。如果要说产生了什么作用,除了让我感到更糟糕,就没有什么了。

直到有一天,我受够了。此外,我掌握了方法。我停下手头的事情,开始重新评估我的生活,试着弄清楚重要的和不重要的事情。我意识到,因为我想感到有效率,才觉得工作是重要的,但是,它只是一件重要的事情而已……却不是最重要的。而且,我还明白了,在我不是真正喜欢的东西上投入时间,不利于我的幸福感。

因此我决定,我必须要做出较大改变……

搜寻方法

既然工作对我而言,是重要的,因此我不得不搞清楚,如何更聪明而非更辛苦地工作。我不得不优化我的工作流程,用更少的时间做更多的事情。

当然,我也不得不找到喜欢的工作,能够让我感到充实,而不是榨干我。这样,我就有更多时间提高自己,陪陪朋友和家人,在精神、身体和心灵各个方面,真正地健康起来。

我喜欢阅读。我尤其喜欢阅读能够帮我提高的东西。我做出的变化给了我极好的借口,我可以沉浸在阅读中!只要是关于更聪明工作的主题,我都找来看。我就同一主题看了大量的博文。我还和人们讨论。

随后,我找到了对我而言最有意义的方法,并付诸实施。一些方法完全就是灾难,另一些有时候管用,但是很明显,不太适合我。

我注意到,每一种不同的解决方案,都有一个困惑。我找到对我管用的部分,并纳入我自己的系统。稳扎稳打,步步为营,形成了永远改变我工作方式的方案。

进入番茄工作法

进入番茄工作法

多年前,我听到过一个时间管理方法,名叫番茄工作法【注1】。貌似过于简单,但是正如人们说的,最简单的东西往往最好使。

我阅读了其创立者 Francesco Cirillo 在 2006 年发布的论文,文章解释了这种方法,重要的是,还有背后所蕴藏的心理学。这套革命性的时间管理系统易于上手,但是只有应用得当才能改变生活。番茄工作法能够被分解为下面四个基本原则。

  1. 拥抱时间,而非抵制:我们很多人貌似把时间当成了敌人。为了完成任务、赶工期,我们和时钟赛跑。番茄工作法告诉我们,要正确面对时间,而不是和时间过不去。

  2. 消除耗尽精力:简言之,当你让自己太辛苦时,安排好的短暂休息会消除「精疲力尽」之感。当你坚持使用这种工作法时,是不可能工作过度的。

  3. 管理干扰:电话、邮件、Facebook 消息、或突然想起需要更换你的汽车机油——干扰无处不在。通常,这些干扰是不紧急的。番茄工作法帮助你记下这些干扰,稍后再处理。

  4. 创建一种更好的工作/生活平衡:我们大部分人都非常熟悉因拖延而带来的负罪感。如果我们这一天效率不高,我们貌似就无法享受自由时光。做为一名番茄工作法的主人(Pomodora Master),你要创建一套有效率的时间表,并完成高优先级任务,这样,你就能真正享受属于你的时间了。

「听着还不错,」你或许想说,「那我该做什么呢?」

简单:

  1. 选择一项任务;

  2. 设置定时器为 25 分钟;

  3. 持续工作直到定时器提示,然后记下一个 x。

  4. 短暂休息 5 分钟(你只是完成了第一个番茄);然后

  5. 重复第 1-4 步,重复 3 次后,休息 15 分钟。

简单,但是……

现在,你可能在想「25 分钟的工作?这都不算事儿!太容易了」不是这么快的……这是指,持续专注在一件任务上的时间是 25 分钟。不要同时处理多个任务。不要查收邮件。不要接打电话。不要看 Facebook。什么都别干!任何打扰都是被禁止的!

对我而言,它需要一段时间来适应,还需要一些工具和技巧。下面是我的实践

  1. 定时器(或 app);

  2. 飞行模式(手机最重要的功能!);

  3. 安静的工作场所,或一对好耳机/耳塞;

  4. 笔和纸(用来做番茄记号);

  5. 每天早上用 5 分钟规划出今天的所有任务;

  6. 每周结束时,用 30 分钟检查过去一周的情况,并规划下一周。

找到有魔力的组合

正如我生活中的很多事情一样,我通过试验、体验大量痛苦和沮丧来学习,但最后取得了成长

首先,我认为我每天能做 16 个番茄,没有问题。我习惯了工作这么长时间,少于 7 个小时的工作就轻而易举了。第一天我完成了 12 个番茄。我做了很多任务,但是仍然感到失败,因为我缺乏目标。我感到疲惫和痛苦。

在接下来的几天里,我尽量削减我的目标数量。当适应时,我开始完成大量工作,取得了令人惊奇的高效。我知道我状态正好。有些时候,我做的少些或多些,感觉很不好,就认为这是世界上最蠢笨的系统。

有一天,我忽略了这套系统,回到了多任务模式。我无法专注、效率低下,而且沮丧。我咬紧牙关,坚持用我以前的方式工作了好几天。我发现,当我把事情做完时,我的效率无法和采用番茄工作法时的效率相比。

理智回来了,我开始尝试更少数量的番茄,从每天 5 个开始,逐渐按照我的方式增加到 8 个。我的目标是每天 8 个番茄,每周总共 40 个。

运转良好,不过正如他们所说的,生活总有意外。有时候,我要参加很多会议,或者我的女儿在学校有个演奏会,我不能缺席,我无法找到完成 8 个番茄的方法。很明显,40 是我每周的魔法数字,但是对于我处理每周工作的方法,需要灵活一些。

算术简单明了: 每周 40 个番茄 = 1,000 分钟的工作(还有 350 分钟的休息时间)。平静到每周,大概有 16.7 个小时,是的!

然而,当我有太多事情要做、或身体或精神上感到疲惫时,我就做不到 8 个番茄了。我开始落后,第二天我尽量塞满 14 个,这让我觉得累,而且不满意工作的质量。

我意识到,我不得不退回去,重新思考每周情况,并注意到我的情绪,重新聚焦到适合我的东西。番茄工作法是优秀的,但是有些地方存在缺失。

受到激励的心理学

受到激励的心理学

在一个完美的世界,每个工作日的开始,我都有 8 个高价值的任务。我提高了它们的优先级,并按照重要程度,一个挨一个搞定。我对每个任务都充满了等同的激情和动力,不愿意被打扰,用了不到三个小时就完成了当天的任务。

听起来不错,是吧?不幸的是,「我们生活的地方是不完美的」。

我是一个人,生活在其他人的周围,这就是现实。我有控制不了的情绪,我经常感到疲惫。有一些任务,尽管我知道它们重要、可能还紧急,但是我就是不想做。

为了让这一切更长久,我不得不面对这些事情,并学会接受它们,和它们一起相处、而非敌视。

我的精力好坏和态度影响着我的工作和结果,因此我不得不保持我当前的感受,并掌控自我。看到一篇有帮助的博文,我觉得这些问题特别好:

当给任务定优先级时,这些问题促使我考虑我的心情和精力。结果,我不再考虑什么了,因为我觉得我不得不这样做。

当我的身体状况不佳时,我就致力于健身。当我的情感方面状态不佳时,我就找到让我开心的事情,比如和我的妻子、女儿呆在一起。

七天的工作周

还记得我刚开始的状态吗?疯狂、没日没夜、包括周末。

当我决定改变时,我对自己发誓,我要在周末、假日、假期、甚至下午 5 点以后休息。不错,做到了吗?我很高兴告诉大家,我已经打破了所有这些许诺,这实际上是一个好事。

当我在下午 5 点完不成 8 个番茄时,我倍感压力,觉得像个失败者。突然,我意识到,我对待工作周的看法过于片面。我为什么要给自己设定这些承诺,并限制我什么时候去工作呢?我这样做,是因为我经历着不充实的工作生活,工作太长时间,却是为了错误的理由。

我从单纯的工作转变成了能够让我感到充实的工作。而且,我给自己安排工作之外的自由度,比如参加我女儿的演奏会,而很多人认为这是工作时间。这就很容易让我在能够工作和不能够工作之间切换我的状态。

让我困惑的最后一条,是从一周工作五天到七天的变化,我不得不在下午 5 点停止工作,当适应之后,我就能游刃有余了。为了达到 40 个番茄,我需要 40-45 个小时,每周 168 个小时。既然我只需要 16.7 个小时的净值,就意味着我只需工作 10% 的时间。好大的差别呀!

什么?!每周 16.7 个小时,我应该什么都做吗?!

你可能在想,「我在那两天做了太多工作,你正试图对我说,这就是我整整一周内需要完成的所有东西吗?」

是的!这就是我要告诉你的。不对,你每周「工作」的时间可能仍然超过 16.7 小时。我一周「工作」35-40 小时,但是有 20-25 个小时是花在电话、会议、线上和线下网络,以及其它不需要集中精力的任务。它们很重要,但是我没有把它们算作工作时间。

我每周真正工作的时间有 16.7 小时,但是我在这个时间段内所完成的工作,相当于在另外 25 小时内所完成工作的 5 倍。

没有什么可逃避,生活总有意外,只要人类在进化,尤其是,如果你生活在现代社会,7/24 处于连接状态,那么,创造一种完美的工作环境,就显得不太可能了。然而,你可以更聪明地工作,而不必太辛苦。

你打算这样试试吗?

指导思想今天从完成 1 个番茄开始。在一个任务上专注 25 分钟。从 1 开始,迈向未来。

想进阶?

准备每周节约 23.3 小时,以完成更多的工作?

你当然可以……我想让它尽可能地容易。点击下图,查看我的免费电子书,只有 32 页。

这份指导详细解释了我的简单工作方法,包括工作表格、工具和资源,你可以打印出来使用。

番茄工作法追踪表格

注释

译文:怎样用 16.7 个小时做 40 小时的工作 》| 腊八粥